Wenn Sie als Arbeitnehmer beruflich bedingt Strecken zurücklegen, bedeutet das nicht nur einen zeitlichen, sondern auch einen finanziellen Aufwand.
Wer mit dem eigenen Auto fährt, zahlt für den Kraftstoff und nutzt seinen PKW schneller ab. Wer öffentliche Verkehrsmittel benutzt, muss Monatskarten oder Einzeltickets kaufen. Selbst wer mit dem Fahrrad oder zu Fuß die notwendigen Strecken zurücklegt, hat zusätzliche Ausgaben.
Der Staat sieht daher verschiedene Formen der finanziellen Entlastung vor, mit denen Arbeitnehmer, Selbständige und Freiberufler ihre Fahrtkosten erstatten können. Dabei fallen immer wieder die Begriffe Kilometerpauschale und Pendlerpauschale. Beide Begriffe werden gerne synonym verwendet, sie meinen jedoch etwas anderes.
In diesem Artikel wird der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale erklärt. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Pauschalen geltend machen können und wie hoch die finanzielle Entlastung ist.
Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale – wann kommt welche Pauschale zum Einsatz?
Wie bereits erwähnt, lassen sich die beiden Begriffe nicht synonym zueinander gebrauchen. Die Kilometerpauschale kommt inmer dann zum Einsatz, wenn ein Arbeitnehmer, Selbständiger oder Freiberufler auf geschäftlichen Dienst- oder Geschäftsreisen unterwegs ist. Also auf Fahrten, die ihn nicht von der eigenen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte führt, sondern zum Beispiel auf Fortbildungen oder Kundenbesuche.
Die Pendlerpauschale hingegen wird genutzt um die Kosten auszugleichen, die dem Arbeitnehmer, Selbständigen oder Freiberufler auf seinen täglichen Wegen zwischen der eigenen Wohnung/Anschrift und der regulären, ersten Arbeitsstätte entstehen.
Beide Pauschalen können miteinander kombiniert werden.
Im folgenden werden die einzelnen Pauschalen mit allen wichtigen Informationen näher erläutert.
Die Kilometerpauschale: Für Fahrtkosten bei Dienst- oder Geschäftsreisen
Die Kilometerpauschale fällt an, wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers mit Ihrem privaten Kraftfahrzeug eine berufsbedingte Reise, also eine Dienst- oder Geschäftsreise, machen.
Eine Erstattung der Fahrtkosten im Rahmen der Kilometerpauschale kann direkt durch den Arbeitgeber (nach einer Reisekostenabrechnung) übernommen werden. Dieser erstattet die Kosten dann unterjährig und setzt sie selbst als Betriebsausgaben an.
Wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht übernimmt, können Sie Kilometerpauschale nachträglich im Rahmen der Steuererklärung geltend machen.
Übrigens: Die Kilometerpauschale gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Selbständige, Freiberufler und Gewerbetreibende!
Was zählt als berufsbedingte Reise?
Berufsbedingte Reisen sind alle dienstlich oder beruflich bedingten Fahrten, die nicht zum ersten Arbeitsplatz und nicht zum eigenen Wohnort führen – zum Beispiel Fahrten zu einer Fortbildung, einer Tagung, einer Messe oder zu einem Kundentermin.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Für Fahrten mit dem privaten PKW fällt pro Kilometer eine Pauschale von 30 Cent an. Für Fahrten mit dem privaten Motorrad oder Moped beträgt die Pauschale 20 Cent pro Kilometer. Das gilt für alle Kilometer, die auf der Dienst- oder Geschäftsreise zurückgelegt wurden – Sie können also sowohl die Hin- wie die Rückfahrt steuerlich absetzen.
Wie kann man die Kilometerpauschale steuerlich geltend machen?
Die Fahrtkosten für eine Dienst- oder Geschäftsreise mit privatem Fahrzeug tragen Sie in der Anlage N Ihrer Steuererklärung unter den Werbungskosten ein. Falls der Arbeitgeber einen Teil der Fahrtkosten erstattet hat, müssen Sie diesen Erstattungsbetrag angegeben werden. Er wird dann bei der Berechnung der Steuer von der Pauschale abgezogen.
Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?
Für die Berechnung des zu erstattenden Euro-Betrags wird einfach die zurückgelegte Fahrtstrecke in Kilometern (die Gesamtsumme der gefahrenen Kilometer) mit der Pauschale von 0,30 Euro / Km multipliziert:
Jürgen D. ist (auf Veranlassung des Arbeitgebers) auf geschäftlicher Fortbildung und fährt von Leipzig nach Berlin. Die einfache Fahrtstrecke beträgt 184 Kilometer. Er legt diese Strecke im privaten PKW zurück. Im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung setzt Jürgen D. 110,40 € an. Dieser Betrag berechnet sich wie folgt: 368 Km * 0,30 Euro / Km = 110,40 €.
Zu Berechnungen mit der Kilometerpauschale gibt es auf dieser Seite viele weitere Beispiele.
Gilt die Kilometerpauschale auch für Fahrten mit dem E-Bike?
Wer für seine Dienst- oder Geschäftsreise das Fahrrad verwendet, kann die Kilometerpauschale nicht geltend machen. Das gilt auch für E-Bikes. Ausnahme sind die S-Pedelecs, deren Motoren eine Trittunterstützung für Geschwindigkeiten über 25 Kilometer besitzen. Sie gelten im Verkehrsrecht als Kraftfahrzeuge. Fahrten mit einem S-Pedelec werden gleichbehandelt wie Fahrten mit einem Motorrad oder Moped: Sie können sie mit 20 Cent pro Kilometer von der Steuer absetzen.
Die Pendlerpauschale: Fahrtkosten auf dem Arbeitsweg
Mit der Pendlerpauschale (auch als Entfernungspauschale bezeichnet) werden die Fahrtkosten steuerlich berücksichtigt, die auf dem Weg von zuhause zum Arbeitsplatz entstehen.
Wie berechnet sich die Pendlerpauschale?
Bei der Berechnung der Pendlerpauschale wird nur die einfache Wegstrecke berücksichtigt, also nur die Hinfahrt oder die Rückfahrt.
Aktuell können Arbeitnehmer pro Kilometer der einfachen Wegstrecke folgenden Pauschalbetrag bei der Steuer geltend machen: 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Diese Regelung gilt bis 2026 und kann dann neu angepasst werden.
Berechnungsbeispiele zur Pendlerpauschale
Die Berechnungen mit der Pendlerpauschale sind ebenfalls sehr einfach. Der einfache, tägliche Weg zur Arbeit wird dabei mit dem jeweiligen Pauschalbetrag multipliziert. Etwas mehr zu rechnen gibt es, wenn die tägliche Fahrtstrecke bei der Pendlerpauschale die 20 Kilometer überschreitet, wie Beispiel 2 zeigt:
Beispiel 1 (bei weniger als 20 Kilometern Fahrtstrecke):
Die einfache Entfernung zur Arbeitsstätte beträgt 13 Kilometer. Das Finanzamt berechnet die Pauschale pro Arbeitstag so: 13 x 30 Cent = 390 Cent (3,90 Euro)
Beispiel 2 (bei mehr als 20 Kilometern Fahrtstrecke):
Die einfache Entfernung zur Arbeitsstätte beträgt 27 Kilometer. Das Finanzamt berechnet die Pauschale pro Arbeitstag so: 20 x 30 Cent + 7 x 38 Cent = 866 Cent (8,66 Euro)
Wie kann die Pendlerpauschale steuerlich geltend gemacht werden?
In Anlage N der Einkommenssteuererklärung werden die Fahrten von zuhause zur Arbeitsstätte bei den Werbungskosten angegeben. Das Finanzamt erkennt pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche höchstens 230 Fahrtage, bei einer Sechs-Tage-Woche 280 Fahrtage an.
Urlaubstage, Krankheitstage, Tage mit einer Dienst- oder Geschäftsreise von zuhause aus sowie Tage im Homeoffice müssen abgezogen werden.
Für welche Fahrzeuge gilt die Pendlerpauschale?
Egal, ob Sie den Weg zur Arbeit zu Fuß, mit dem Fahrrad, mit dem eigenen PKW, mit dem Bus oder der Bahn zurücklegen – die Pendlerpauschale können Sie unabhängig vom Verkehrsmittel nutzen.
Für Fahrgemeinschaften gilt: Jeder Mitfahrer kann die Wegstrecke zwischen seinem Zuhause und der Arbeitsstätte voll ansetzen. Umwege, um zum Treffpunkt zu gelangen oder um einen Mitfahrer abzuholen, werden nicht einberechnet.
Pendler- und Kilometerpauschale geschickt kombinieren
Wer regelmäßig an mehreren Standorten arbeitet, kann von einer Kombination aus Pendler- und Kilometerpauschale profitieren.
Lassen Sie sich in diesem Fall von Ihrem Arbeitgeber einen Ihrer Einsatzorte als erste Tätigkeitsstätte bestätigen. Für die Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte fällt die Pendlerpauschale für die einfache Wegstrecke an.
Für die Fahrten zu Ihren anderen Tätigkeitsstätten können Sie die Kilometerpauschale für Dienst- oder Geschäftsreisen in Anspruch nehmen, bei der die Kilometer für den Hinweg und für den Rückweg berücksichtigt werden.