Viele Menschen sind beruflich regelmäßig unterwegs. Das betrifft nicht nur täglichen den Arbeitsweg – auch während der Arbeitszeit gibt es mit Dienst- und Geschäftsreisen, Weiterbildungen oder Reisen zu Kundinnen und Kunden berufliche Termine, die mit Zusatzkosten verbunden sind. In diesem Zusammenhang spielen die Kilometer- und Entfernungspauschale eine entscheidende Rolle. Im Alltag werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet, obwohl sie grundsätzliche verschiedene Rahmenbedingungen beschreiben. Im Beitrag erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Kilometer- und Entfernungspauschale und wie Sie diese steuerlich absetzen können.
Kilometerpauschale – Reisekosten für dienstliche Fahrten
Immer dann, wenn Arbeitnehmer:innen im Auftrag des Arbeitgebers berufliche Termine außerhalb der Arbeitsstätte wahrnehmen, greift die Kilometerpauschale. Diese gilt beispielsweise für folgende Situationen:
- Dienst- und Geschäftsreisen,
- Termine bei Kund:innen und Lieferant:innen,
- Fahrten zu Weiterbildungen und Workshops,
- Teilnahme an Messen, Tagungen und anderen Veranstaltungen,
- Einsätze an unterschiedlichen Unternehmensstandorten.
Findet die berufliche Fahrt mit Verkehrsmitteln wie der Bahn, dem Taxi oder Flugzeug statt, lassen sich die Kosten mit einem Originalbeleg nachweisen. Diese dienen später als Grundlage für die Rückerstattung. Die Kilometerpauschale vereinfacht die Wegstreckenentschädigung für Reisen mit dem privaten Pkw. Dazu werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer erfasst. Für jeden gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Kfz beträgt die Pauschale 0,30 Cent. Findet die Fahrt mit einem Motorrad oder Moped statt, liegt die Pauschale bei 0,20 Euro pro Kilometer. Die Pauschale berücksichtigt neben Kraftstoffkosten anteilig Verschleiß, Kosten für Reparaturen sowie Steuern und Versicherungen.
Unterschiede im öffentlichen Dienst und der Privatwirtschaft
Rechtliche Grundlage für die Kilometerpauschale ist die sogenannte Wegstreckenentschädigung im Bundesreisekostengesetz § 5 Satz 2, die der Gesetzgeber einführte, um die Kostenerfassung und Rückerstattung zu vereinfachen. Im öffentlichen Dienst sind die Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes verpflichtend. Privatwirtschaftliche Unternehmen können höhere oder geringere Beträge zahlen, da es keine Verpflichtung zur Rückerstattung von Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz gibt. Fällt der Betrag unter die 0,30 Cent je Kilometer oder erstattet das Unternehmen die betrieblichen Reisekosten nicht, können Angestellte offene Kosten für betriebliche Fahrten in der Einkommenssteuererklärung unter den Werbungskosten steuerlich absetzen. Diese Möglichkeit besteht auch für Selbstständige und Freelancer. Die Rückerstattung beruflicher Fahrtkosten durch den Arbeitgeber ist für Arbeitnehmer:innen immer sinnvoll, da diese steuerfrei sind. Arbeiten Unternehmen mit einer leistungsfähigen Abrechnungssoftware, erfolgt die Rückerstattung schnell und unkompliziert, ohne großen Zusatzaufwand. Auf die steuerliche Erstattung müssen Angestellte bis zur Bearbeitung der Steuererklärung warten. Das macht sich bei vielen Reisen schnell im monatlichen Budget bemerkbar. Deckt die Rückerstattung des Arbeitgebers nicht die tatsächlichen Kosten, kann die Differenz steuerlich abgesetzt werden. Bei Dienstreisen geht es nicht nur um die gefahrenen Kilometer, sondern auch um Übernachtungen in Hotels und Mehraufwand aufgrund der Verpflegung außer Haus. Es ist sinnvoll, die unternehmensinternen Regelungen vor der Reise unter die Lupe zu nehmen und bei der Personalabteilung nachzufragen, wie die Abrechnung erfolgt.
Die Entfernungspauschale betrifft den täglichen Arbeitsweg
Im Gegensatz zur Kilometerpauschale bezieht sich die Entfernungspauschale auf den Weg von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Diese Kosten erstattet der Arbeitgeber nicht zurück, da sie steuerlich absetzbar sind. Während die Kilometerpauschale den Hin- und Rückweg berücksichtigt, gilt die Entfernungspauschale nur für eine einfache Wegstrecke. Bereits der gewählte Begriff zeigt, dass es nicht um die tatsächliche Wegstrecke, sondern um die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz geht. Dabei spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Angestellte für den täglichen Arbeitsweg nutzen. Egal, ob mit dem eigenen Pkw, dem ÖPNV, dem Fahrrad oder zu Fuß, für Distanzen von bis zu 20 km lassen sich 30 Cent steuerlich absetzen, ab dem 21. Kilometer sind es ab 2024 sogar 0,38 Cent je Kilometer. Die Entfernungspauschale ist auch als Pendlerpauschale bekannt und wird gesetzlich im Einkommenssteuergesetz geregelt. Als Berechnungsgrundlage dienen ausschließlich tatsächliche Arbeitstage ohne Fehl- und Urlaubstage. Die Höchstgrenze der steuerlichen Entlastung liegt bei 4.500 Euro jährlich und ist damit gedeckelt. Die Pendlerpauschale wird unter den Werbungskosten von der Steuer abgesetzt – dazu einfach die Daten in Anlage N ab Zeile 31 eintragen. Wichtig ist, dass der Arbeitsweg am Erstwohnsitz beginnt und auf dem direkten und kürzesten Weg erfolgt. Ist eine längere Strecke verkehrsgünstiger, kann auch diese als Rückerstattungsgrundlage dienen. Hier müssen betroffene Personen dem Finanzamt kurz erklären, warum eine andere Strecke gewählt wurde.
Sonderlösung Mobilitätsprämie
Der Gesetzgeber hat die Entfernungspauschale erhöht, um gestiegene Kosten zu berücksichtigen. Geringverdienende profitieren davon nicht, da das Netto-Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Damit jede Person von der Erhöhung profitieren kann, wurde die Mobilitätsprämie als Teil des Klimapakets ins Leben gerufen. Beträgt der Arbeitsweg täglich mehr als 20 Kilometer und wird aufgrund des geringen Einkommens keine Einkommenssteuer gezahlt, können Angestellte 14 Prozent der erhöhten Pendlerpauschale als Rückerstattung erhalten – das sind immerhin je nach Verkehrsmittel 4,9 bis 5,43 Cent je Kilometer.