Kilometerpauschale über die Steuererklärung abrechnen – so geht’s
Während viele Bürger jeden Morgen ihren Weg zur Arbeit antreten, haben nur sehr wenige das Glück, ihren Arbeitsplatz direkt in der unmittelbaren Nähe vorzufinden. Wer bis zu seinem Arbeitsplatz nur einen kurzen Fußweg von 5 bis 10 Minuten zurücklegen muss, der kann sich wirklich glücklich schätzen. Denn für die meisten Bürger gilt, dass entweder auf ein eigenes Fahrzeug, öffentliche Verkehrsmittel oder auf eine Sammelbeförderung zurückgegriffen werden muss, um den täglichen Weg zur Arbeitsstelle antreten zu können. In so einem Fall spricht man dann gelegentlich auch von Pendlern.
Die sich von Tag zu Tag summierenden Fahrtkosten erreichen dabei schnell ein Niveau, welches für viele Menschen am Ende des Monats deutlich spürbar ist. Dies gilt umso mehr in der heutigen Zeit, bei stetig steigenden Benzinpreisen. Häufig kommen dann auch noch Dienstreisen hinzu, zum Beispiel im Rahmen von Kundenbesuchen oder Weiterbildungen. Nun stellt sich dabei die Frage, ob es für genau solche Situationen eigentlich Abhilfe gibt, zum Beispiel in Form von finanziellen Entlastungen. Vorab sei gesagt: Die gibt es! Und zwar hören diese auf den Namen Pendlerpauschale oder Kilometerpauschale.
Doch während sich die sogenannte Pendlerpauschale hauptsächlich auf den Arbeitsweg bezieht, beschäftigt sich die Kilometerpauschale ausschließlich mit Dienstreisen. Die zwei Begriffe werden leider häufig verwechselt, weshalb sich in diesem Artikel alles um die Kilometerpauschale drehen soll. Was die Kilometerpauschale genau ist, wie man diese in der Steuererklärung geltend machen kann und worauf es sonst noch zu achten gilt, erörtern wir im Rahmen dieses Artikels.
Das ist die Kilometerpauschale
Bei der Kilometerpauschale handelt es sich also anders als bei der Pendler- oder Fahrtkostenpauschale, um eine Pauschale, die ausschließlich für Dienstreisen vorgesehen ist.
Viele Arbeitnehmer müssen regelmäßig im Auftrag ihres Arbeitgebers Dienstreisen antreten. Diese Dienstreisen müssen sich dabei nicht nur auf Fahrten mit dem Pkw beschränken, sondern können durchaus auch per Flugzeug oder der Bahn erfolgen. Während sich die Kosten für Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Flugzeug relativ einfach belegen lassen, um sie anschließend bei der Steuererklärung geltend zu machen, gestaltet sich die Situation bei Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug etwas schwieriger.
Hier hilft dann die besagte Kilometerpauschale, die für jeden zurückgelegten Kilometer mit dem eigenen Auto eine Pauschale von 30 Cent vorsieht. Für andere Fahrzeuge greift eine Pauschale von 20 Cent pro Kilometer. Nutzen können die Kilometerpauschale zudem nicht nur Angestellte, sondern auch Selbstständige.
Diese Fahrtkosten werden nicht von der Kilometerpauschale abgedeckt
Bei der Kilometerpauschale handelt es sich um eine spezifische Pauschale, die sich ausschließlich auf Dienstreisen beschränkt.
Der tägliche Weg zur Arbeit wird demnach nicht von der Kilometerpauschale abgedeckt. Allerdings können Arbeitnehmer auch hier Geld sparen, indem sie die täglich anfallenden Fahrtkosten zur Arbeitsstelle im Rahmen der Pendlerpauschale geltend machen. Auch hier greifen dann 30 Cent pro zurückgelegten Kilometer, pro Arbeitstag. Es wird allerdings nur die einfache Fahrtstrecke (also der Hinweg zur Arbeitsstätte) angesetzt.
Legt man bei seiner Fahrt zur Arbeitsstelle eine größere Distanz zurück, so sieht die Pauschale ab dem 21. Kilometer sogar 38 Cent pro Kilometer vor. Nicht verwirren lassen sollte man sich an dieser Stelle von den unterschiedlichen Begriffen, wie Pendler-, Entfernungs- oder Fahrtkostenpauschale. Es handelt sich dabei lediglich um unterschiedliche Begriffe mit derselben Bedeutung. Anders verhält es sich jedoch mit der Kilometerpauschale, die tatsächlich nicht mit den zuvor genannten Pauschalen gleichzusetzen ist.
Kilometerpauschale und Firmenwagen
Ebenfalls interessant für viele Angestellte ist die Frage, wie sich die Kilometerpauschale bei der Nutzung eines Firmenwagens auswirkt. Wie bereits eingangs in diesem Artikel erwähnt wurde, greift die Kilometerpauschale hauptsächlich bei der Nutzung eines eigenen Autos und nicht zwangsläufig, wenn Firmenwagen genutzt werden.
Denn die Nutzung von Firmenwagen sieht eigentlich vor, dass die anfallenden Fahrt- und Unterhaltungskosten von dem jeweiligen Unternehmen übernommen werden, die dem Arbeitnehmer den Dienstwagen zur Verfügung stellen. Zu beachten gilt es an dieser Stelle auch, dass neben den offensichtlichen Benzinkosten für Dienstreisen auch andere Kosten entstehen können, wie zum Beispiel Parkgebühren, Kosten für Übernachtungen oder für Verpflegung. Zwar kommen diese Kosten in der Regel nur bei mehrtägigen Dienstreisen zustande, jedoch kann man sich auch diese vom Arbeitgeber erstatten lassen oder die Kosten sogar selbst von der Steuer absetzen.
Kilometer- und Entfernungspauschale gleichzeitig nutzen
In der Praxis ist es häufig so, dass Arbeitnehmer neben den besagten Dienstreisen, weiterhin täglich einen längeren Weg zur Arbeitsstelle antreten müssen. Für die Fahrtkosten zur Arbeitsstelle greift dann die Pendlerpauschale und diese wiederum lässt sich auch mit der Kilometerpauschale kombinieren.
Beide Pauschalen lassen sich bei der Steuererklärung angeben und geltend machen. Wie bereits erwähnt wurde, sieht sowohl die Entfernungspauschale als auch die Kilometerpauschale eine Pauschale von 30 Cent pro zurückgelegten Kilometer vor. 20 Cent pro Kilometer sieht die Kilometerpauschale weiterhin für alle anderen Fahrzeuge vor, wie Motorräder oder Mofas.
Bei der Pendlerpauschale / Entfernungspauschale gibts ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Hier wird allerdings nur die einfache Fahrtstrecke angesetzt. Fahrtkosten für die tägliche Fahrt zur Arbeit können bis zu einem Maximalbetrag von 4.500 Euro erfasst werden.
Besser steuerfrei vom Arbeitgeber als in der Steuererklärung
Sofern der Arbeitgeber dies zulässt (und die meisten Arbeitgeber tun das) ist es sinnvoll, sich die Kilometerpauschale im Rahmen einer Reisekostenabrechnung direkt vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Der Arbeitgeber hat dadurch keine Nachteile, er setzt die ausbezahlten Reisekosten einfach als Betriebsausgaben an.
Die Kilometerpauschale wird dann steuerfrei (häufig mit der nächsten Lohnabrechnung) ausbezahlt. Man hat also die Chance das Geld sehr schnell zurück zu erhalten und braucht sich keinen Stress mit der Steuererklärung machen. Gleichzeitig kann man so im Rahmen der Reisekostenabrechnung auch weitere Kosten für die Dienstreise (inbesondere z. B. den Verpflegungsmehraufwand) ansetzten und sich diese erstatten lassen.
Der Umweg über die jährliche Steuererklärung greift vor allem dann, wenn der Arbeitgeber die Kosten einer Dienstreise nicht direkt erstattet (er ist dazu nicht verpflichtet).
Kilometerpauschale in der Steuererklärung – der Werbungskostenpauschbetrag
Eine kleine Stolperfalle bietet der sog. Werbungskostenpauschbetrag im Rahmen der Steuererklärung. Er wird immer dann angesetzt, wenn die Werbungskosten in Summe kleiner sind als dieser (jährlich neu definierte) Pauschbertrag.
Für das Jahr 2023 liegt der Werbungskostenpauschbetrag bspw. bei 1.230 Euro.
Das heißt, damit Fahrtkosten im Rahmen der Steuererklärung überhaupt wirksam werden, müssen die eingetragenen Kosten den Werbungskostenpauschbetrag überschreiten. Tun sie das nicht, macht es quasi gar keinen Sinn hier eine große Kostenaufschlüsselung vorzunehmen, da die Einzelkosten nicht wirksam werden würden.
In dieser Anlage der Steuererklärung wird die Kilometerpauschale geltend gemacht
Bei der Steuererklärung ist es wichtig, die Kilometerpauschale an der richtigen Stelle anzugeben. Ebenso sollte darauf geachtet werden, dass man die Kilometerpauschale sauber von der Entfernungspauschale trennt, sollte man beide Pauschalen geltend machen wollen (siehe oben).
Die Kilometerpauschale muss in der Anlage N der Steuererklärung angegeben werden, unter dem Punkt „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“.
Die Entfernungspauschale hingegen wird zwar ebenfalls in der Anlage N angegeben, jedoch ab der Zeile 31.
Kilometerpauschale in der Steuererklärung – ein Rechenbeispiel
Nun geht es ans Eingemachte, der tatsächlichen Berechnung der Kilometerpauschale für die Steuererklärung. Doch das ist alles halb so wild, da sich die Kilometerpauschale relativ einfach berechnen lässt, wie man an diesem Rechenbeispiel erkennen wird.
Grundsätzlich ist die Formel sehr kurz erklärt, da man die zurückgelegten Kilometer pro Jahr lediglich mit 0,30 multiplizieren muss. 0,30 gilt jedoch nur für den Fall, dass man die Kilometerpauschale für die Nutzung eines privaten Autos geltend machen will. Hat man stattdessen ein anderes Fahrzeug genutzt, wie zum Beispiel ein Motorrad, so muss man die zurückgelegten Kilometer pro Jahr mit 0,20 multiplizieren. Ebenfalls sollte an dieser Stelle darauf geachtet werden, dass man sowohl Hin- wie auch Rückweg bei dieser Berechnung berücksichtigt.
Hier gibt es viele weitere Rechenbeispiele zur Kilometerpauschale.
Die Entfernungspauschale eintragen – Ein Beispiel
Falls Sie neben der Kilometerpauschale auch noch die Pendler- oder Entfernungspauschale in der Steuererklärung geltend machen wollen, multiplizieren Sie im ersten Schritt die Kilometer pro einfachem Arbeitsweg mit Ihren gesamten Arbeitstagen pro Jahr (Urlaubstage, HomeOffice und Krankheitstage sind abzuziehen). Anschließend multiplizieren Sie das Ergebnis mit 0,30 oder 0,38 (ab dem 21. Kilometer).
Rechner für die Kilometerpauschale nutzen
Gegebenenfalls bieten sich auch sogenannte Kilometerpauschale-Rechner an, die man auf verschiedenen Webseiten im Internet findet. Hier sollte man jedoch darauf achten, dass diese Rechner sich an den aktuellen Beträgen der Pauschale orientieren. Das Kilometergeld bei sowohl der Pendler- wie auch der Kilometerpauschale hat sich in den vergangenen Jahren geändert, weshalb auf den richtigen Pauschalbetrag geachtet werden sollte.
Tatsächliche Kosten nachweisen
Benutzt man andere Kosten für die Reise als den privaten PKW ist es in der Regel besser / richtig die tatsächlichen Kosten für die Reise anzusetzen. Oft lassen sich die Kosten durch Bahn- oder Flugtickets nachweisen und man erhält dann den tatsächlich gezahlten Reisepreis erstattet.
Außerdem sollte man sich geschäftliche Reisen und die gefahrnen Kilometer durch den Arbeitgeber bestätigen lassen. So lässt sich ggü. dem Finanzamt die Fahrtstrecke für die einzelnen Dienstreisen am Ende auch bei Rückfragen nachweisen.
An dieser Stelle sollte noch darauf hingewiesen werden, dass man sich regelmäßig mit etwaigen Änderungen bei den Pauschalbeträgen auseinandersetzt. Spätestens sollte das vor dem Erstellen der Steuererklärung erfolgen, um so die Pauschalen korrekt berechnen zu können und bei der Kilometerpauschale für die Steuererklärung keine falschen Angaben zu machen.
Kleiner Disclaimer: Ich bin kein Steuerberater, sondern trage hier meinen Wissensstand zusammen um alle wichtigen Informationen zur Kilometerpauschale bei der Steuererklärung geben zu können. Leider gehen viele Quellen im Punkt „Fahrtkosten“ wild durcheinander – es werden Entfernungspauschale, Kilometerpauschale und andere Fahrtkosten wild durcheinander gewürfelt. Deswegen sollten Sie im Zweifel vorher fachmännischen Rat (z. B. von einem Steuerberater) einholen.