Arbeitnehmer legen täglich aus beruflichen Gründen lange Wegstrecken zurück. Anders als die Pendler- oder Fahrtkostenpauschale, betrifft die Kilometerpauschale ausschließlich Dienstreisen.
Mit der Kilometerpauschale besteht für Arbeitnehmer und Selbstständige die Option Dienstreisen von der Steuer abzusetzen. Welche genauen Faktoren zutreffen müssen, damit die Kilometerpauschale bei Dienstreisen greift, dazu lesen Sie nachfolgend detaillierte Informationen.
Es werden die relevanten Schritte bei der Steuererklärung genannt, um richtig die Kilometerpauschale absetzen zu können.
Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale
Die Kilometerpauschale richtet sich an Arbeitnehmer, die mit ihrem privaten Auto eine Dienstreise absolvieren. Anders als die allgemein bekannte Pendlerpauschale (beziehungsweise Fahrtkostenpauschale), gilt die Kilometerpauschale nur bei Dienstreisen.
Die Millionen von Arbeitnehmern, die sich täglich auf den Weg zu ihrer Arbeitsstätte machen, profitieren bereits von der Pendlerpauschale. Sie gilt für die täglichen Fahrten zur ersten Arbeitsstätte. Anders als die Pendlerpauschale (welche nur auf die einfache Fahrtstrecke angesetzt werden kann) gilt die Kilometerpauschale für die gesamte Fahrtstrecke mit dem privaten PKW (also Hin- und Rückfahrt auf Dienstreisen).
Beide Pauschalen lassen sich miteinander kombinieren und in der Steuererklärung gemeinsam absetzen.
Um die finanzielle Belastung der Arbeitnehmer (und Selbständigen) auszugleichen, ermöglicht der Staat dem Steuerzahler seine Fahrtkosten in der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen. Abhängig der geleisteten Kilometer kann so jeder Pendler die Kosten für den Arbeitsweg und die Fahrten mit dem privaten PKW steuerlich absetzen (sofern diese nicht vom Arbeitgeber getragen werden).
Tausende von Kilometern werden täglich auf Dienstreisen zurückgelegt
Die Kilometerpauschale soll Kosten decken, die für Fahrten aufgewendet werden, die nicht den eigentlichen Arbeitsweg betreffen, aber dennoch von dienstlichem Belang sind. Dies können beispielsweise Wege zu einem Kunden sein oder Fahrten, die entstehen, weil der Arbeitnehmer eine bestimmte Weiterbildung in Anspruch nimmt.
Die Kilometerpauschale kommt nur ins Spiel, wenn aus beruflichen Gründen eine Dienstreise mit dem privaten PKW (oder einem anderen, motorisierten Kraftfahrzeug) angetreten werden muss. Es geht also um die Möglichkeiten der Absetzbarkeit von Fahrten, die aus dienstlichen Gründen anfallen.
Die Kilometerpauschale greift nicht für Strecken die mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, der Bahn oder dem Flugzeug zurückgelegt worden sind.
Einige Arbeitnehmer profitieren von der Förderung ihres Arbeitgebers, da dieser Dienstreisen finanziell ausgleicht. In diesem Fall brauchen sich die Arbeitnehmer keine Sorgen über die anfallenden Kosten zu machen, ihr Arbeitgeber trägt sie. In aller Regel reicht der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung ein. Erstattet werden üblicherweise 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer mit dem PKW. Wird ein anderes, privates und motorisiertes Fahrzeug genutzt (z. B. ein Roller oder Motorrad), so werden 0,20 Euro je gefahrenen Kilometer erstattet.
Die Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung durch den Arbeitgeber ist für Arbeitnehmer steuerfrei. Auch dem Arbeitgeber entstehen keine finanziellen Nachteile, er kann die Kosten einfach als Betriebsausgaben ansetzen.
Dennoch entsteht natürlich ein zeitlicher Aufwand für den Arbeitgeber, weswegen nicht jeder die Chance nutzt und seinen Arbeitnehmern die Fahrtkosten auf Dienstreisen durch die Kilometerpauschale erstattet.
Dienstreisen von der Steuer als Kilometerpauschale absetzen
Trifft der positive Umstand der Arbeitgeberförderung nicht zu, brauchen dennoch die Arbeitnehmer nicht auf die finanziellen Belastungen aufgrund der Beförderungskosten sitzen zu bleiben.
Gerade Arbeitnehmer, die keinen finanziellen Ausgleich für die Fahrtkosten durch den Arbeitgeber erhalten, können beispielsweise Bahn- oder Flugtickets in der jährlichen Steuererklärung absetzen. Wird das Flugzeug, die Bahn oder öffentliche Verkehrsmittel genutzt, so sind die hierfür verwendeten Tickets als Nachweis vorzuhalten. Es können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden.
Für Dienstreisen mit dem privaten PKW können Arbeitnehmer auf die Kilometerpauschale zurückgreifen. Auch Selbstständige können von dieser Möglichkeit Gebrauch machen. Der Fiskus erstattet 30 Cent pauschal pro geleisteten Kilometer mit dem eigenen PKW (werden andere motorisierte Fahrzeuge genutzt – z. B. Roller oder Motorräder, so können 0,20 Euro je Kilometer abgesetzt werden).
Beide Pauschalen, also die Pendlerpauschale und die Kilometerpauschale können in der Steuererklärung angegeben und gemeinsam genutzt werden. Somit erhält der Steuerzahler Geld zurück sowohl für entstandene Kosten zum Arbeitsweg wie auch bezüglich Dienstreisen mit dem eigenen Auto.
Weitere Reisekosten absetzen
Im Vergleich zur Steuererklärung geht in der Regel der Arbeitnehmer aus einer direkten Förderung durch den Arbeitgeber positiver hervor.
Grundsätzlich betrifft die Kilometerpauschale nur Kosten, die auf Dienstreisen mit dem privaten Auto entstanden sind. Dienstfahrzeuge sind in der Regel ausgeschlossen, die Spritkosten können somit nicht bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Im Falle von Dienstwagen ist der Arbeitgeber gefragt. Regelrecht kommt dieser für die Kosten auf, die im Zusammenhang mit dem Dienstfahrzeug stehen, also Fahrtkosten und Unterhaltskosten.
Damit ist es selbstverständlich bei einer Dienstreise nicht getan, da üblicherweise weitere Beträge entstehen durch beispielsweise Parkgebühren, Verpflegung oder Übernachtungskosten.
Top Arbeitgeber springen auch hier ein, für alle anderen besteht die Möglichkeit der steuerlichen Absetzbarkeit außerhalb der Kilometerpauschale. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern Reisekosten erstatten, können diese als Betriebsausgaben absetzen.
So können als Ausgleich für Kosten auf Reisen z. B. anfallende Übernachtungskosten oder Pauschalen für die Verpflegung abgesetzt werden (Verpflegungsmehraufwand)
Werbungskostenpauschbetrag bei der Berechnung der Kilometerpauschale beachten
Der Arbeitnehmer profitiert von einer Arbeitgeberförderung, da er diese steuerfrei mit seiner Gehaltsüberweisung erhält und er sich diesbezüglich nicht zusätzlich nicht mit einer Steuererklärung zu plagen braucht.
Trägt der Arbeitgeber die Kosten nicht, so bleibt nur der Weg über die Steuererklärung.
Denn damit Fahrtkosten als Kilometerpauschale in der Steuerklärung überhaupt geltend gemacht werden können, müssen die Kosten den Werbungskostenpauschbetrag überschreiten. Dieser liegt aktuell bei 1.230 Euro.
Der Werbungskostenpauschbetrag ist immer dann gültig, wenn die eigentlichen Werbungskosten allgemein kleiner sind als der festgelegte Werbungskostenpauschbetrag. In der Steuererklärung werden somit nur Fahrtkosten wirksam, welche den Werbungskostenpauschbetrag überschreiten.
Entsprechend ist die Erstattung durch den Arbeitgeber für die Arbeitnehmer meistens der wirtschaftlich sinnvollere Weg.
Kilometerpauschale absetzen: So gehen Sie bei der Steuererklärung richtig vor
Wer die Kilometerpauschale absetzen möchte, der gibt diese in der Anlage für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit („Anlage N“) in der Steuererklärung an.
Der Steuerzahler sollte darauf achten, sowohl die Kilometerpauschale wie auch die Pendlerpauschale anzugeben, um keinen steuerlichen Vorteil zu vernachlässigen.
Korrekt wird die Kilometerpauschale in der Anlage N unter dem Punkt Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten angegeben. In der Zeile 69 der Anlage N werden die insgesamt gefahrenen Kilometer eingetragen (die Zeilennummer variiert von Jahr zu Jahr). Die Anlage N befindet sich bei ELSTER im Navigationsbereich unter „Anlagen“. Möglicherweise verlangt das Finanzamt für einzelne Strecken Belege.
So sieht das ganze dann aus, wenn man die Kilometerpauschale im Rahmen der Steuererklärung absetzen möchte. Unser Beispiel bezieht sich auf das Steuerjahr 2023, in dem 940 Kilometer auf Dienstreisen mit dem eigenen PKW zurückgelegt worden sind:
Bei der Berechnung gehen Sie wie folgt vor: Soweit die Dienstreisen mit dem privaten PKW zurückgelegt wurden, werden die insgesamt in dem Steuerjahr zurückgelegten Kilometer mit 0,30 multipliziert. In unserem Beispiel wurden 940 Kilometer zurückgelegt. Diese sind mit 0,30 zu multiplizieren:
940 km * 0,30 € / km = 282,00 €
Für alle anderen Fahrzeuge (Motorräder, Roller, etc.) gilt der Faktor 0,20. Bei der Berechnung können die Steuerzahler sowohl den Hin- wie auch den Rückweg geltend machen. Dies ist eine weitere Abweichung zu der Pendlerpauschale, mit der ausschließlich die einfache Fahrt erstattet wird.
Bei Fahrten, die nicht mit dem eigenen PKW zurückgelegt werden, empfiehlt sich die Angabe der tatsächlichen Kosten zum Beispiel in Form von Bahn- oder Flugtickets.
Dadurch wird gewährleistet, dass der Steuerzahler auch tatsächlich die entstandenen Reisekosten zurückerstattet bekommt. Empfehlenswert ist ebenso ein Nachweis des Arbeitgebers, mit dem die Notwendigkeit der Dienstreise bestätigt wird.