Kilometerpauschale 2024 – Tipps, Beispiele, Berechnung

Kilometerpauschale 2024 - Tipps, Beispiele, Berechnung

Die Kilometerpauschale 2024 ist ein einfacher Weg mit dem sich Arbeitnehmer und Selbständige ihre Fahrtkosten auf geschäftlichen Reisetätigkeiten erstatten lassen können. Die Kilometerpauschale kommt dabei auf Dienstreisen bzw. Geschäftsreisen zum tragen und gilt nicht für die täglichen Arbeiten zur ersten Arbeitsstätte.

Damit unterscheidet sich die Kilometerpauschale 2024 von der Pendlerpauschale bzw. von der Entfernungspauschale. Auch bei diesen Pauschalen handelt es sich um Pauschalen, die der Erstattung von Fahrtkosten dienen, aber sie kommen bei den täglichen Fahrten zur Arbeit zum Tragen.

In diesem Artikel erhalten Sie einen guten Überblick über die wichtigsten Aspekte zur Kilometerpauschale 2024. Ich erkläre Ihnen alles, was Sie über die Pauschale wissen müssen und zeige Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie mit der Pauschale rechnen können.

Kilometerpauschale 2024 - Tipps, Beispiele, Berechnung

Das wichtigste zur Kilometerpauschale 2024


Wie bereits beschrieben, kommt die Kilometerpauschale 2024 bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zum Tragen. Also bei Dienst- oder Geschäftsreisen, die Sie als Selbständiger unternehmen oder die Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers durchführen.

Zusammen mit anderen Kosten der Dienstreise (z. B. dem Verpflegungsmehraufwand für die Verpflegung oder den Übernachtungskosten) können Sie Ihre Fahrtkosten im Rahmen einer Reisekostenabrechnung über den Arbeitgeber oder bei der Steuererklärung geltend machen.

Das Recht auf die Wegstreckenentschädigung durch eine Kilometerpauschale ergibt sich übrigens über §5 des Bundesreisekostengesetzes, welcher den Titel „Wegstreckenentschädigung“ trägt.

Die Höhe der Kilometerpauschale

Wie bereits in den letzten Jahren auch, ist die Kilometerpauschale im Jahr 2024 abhängig vom Verkehrsmittel, mit dem die Reise durchgeführt worden ist. Für PKWs (Kraftwagen) gilt ein Kilometersatz von 0,30 Euro. Ist der Reisende mit einem anderen, motorisiertem Kraftfahrzeug (also im Wesentlichen Motorrad oder Moped) unterwegs, so kann ein Pauschalbetrag in Höhe von 0,20 Euro abgerechnet werden.

Mit der Abrechnung von Fahrten über die Kilometerpauschale 2024 sind alle Fahrtkosten abgedeckt. Sie umfasst also Spritkosten, genauso wie den Teileverschleiß und andere Kosten. Allerdings können „indirekte Kosten“ zu den Fahrten unter Umständen separat geltend gemacht werden. So können Parktickets beispielsweise gesondert geltend gemacht werden und auf für den Fall das Unfallkosten entstehen, gibt es gesonderte Regelungen.

Ein Blick zurück: Die Kilometerpauschale in der Vergangenheit

Die Übersicht über die Kilometerpauschale der letzten Jahre zeigt, dass der Pauschalbetrag je zurückgelegtem Kilometer seit langer Zeit unverändert ist.

JahrKilometerpauschale für Motorrad / MopedKilometerpauschale für PKWs
20240,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
20230,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
20220,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
20210,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
20200,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
20190,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
20180,20 Euro je Kilometer0,30 Euro je Kilometer
Tabelle 1: Die Kilometerpauschale liegt in Deutschland seit vielen Jahren konstant bei 0,30 Euro / Km für Fahrten mit dem privaten PKW und bei 0,20 Euro für Fahrten mit anderen (privaten) motorisierten Kraftfahrzeugen.


Ein Inflationsausgleich hat für die pauschale Fahrtkostenerstattung von Dienstreisen bei Arbeitnehmern oder Selbständigen also noch nicht stattgefunden. Die Anpassung des Der Ausgleich steigender Inflation wird aber von Arbeitnehmerverbänden seit längerer Zeit für die Kilometerpauschale gefordert.  

Noch bis 2025 soll die Pauschale sich aber nicht erhöhen und bei den aktuellen Sätzen pro gefahrenem Kilometer verbleiben.

Für diese Verkehrsmittel können Fahrtkosten pauschal geltend gemacht werden

Wie bereits beschrieben greift die Kilometerpauschale für alle motorisierten Kraftfahrzeuge. Dabei gibt es eine niedrigere Pauschale für Motorräder und Mopeds und eine höhere Pauschale für PKWs.

Die unterschiedlichen Pauschalbeträge sollen dem Umstand gerecht werden, dass für PKWs aufgrund ihres Gewichts (=höherer Kraftstoffverbrauch) und höheren Wartungs- & Reperaturkosten, sowie Materialverschleiß ein höherer Pauschalbetrag zur Kostendeckung notwendig ist.

Die Kilometerpauschale kann zudem nur dann zum Einsatz kommen, wenn die Fahrten mit dem eigenen PKW bzw. mit dem eigenen Motorrad oder Moped absolviert worden sind.

Wer einen Dienstwagen nutzt, kann die Kilometerpauschale nicht ansetzen. Ebenso kann keine pauschale Abrechnung der Fahrtkosten auf Dienstreisen erfolgen, wenn diese mit dem Flugzeug, dem Zug, mit Taxis oder öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt worden sind.

Auch die Reisekosten für Reisen die mit dem Fahrrad absolviert werden lassen sich mittlerweile nicht mehr geltend machen (bis 2014 konnte man pauschal immerhin einen niedrigen Centbetrag für Fahrten mit dem Fahrrad abrechnen – danach ist diese Kilometerpauschale für Fahrten mit dem Rad leider eingestellt worden).

Muss ein Arbeitgeber die Kilometerpauschale 2024 erstatten?

Immer wieder fragen Arbeitnehmer, ob der Chef bzw. Arbeitgeber die Fahrtkosten über die Kilometerpauschale erstatten muss. Die klare Antwort auf diese Frage lautet: Nein!

Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet die Fahrtkosten einer Dienstreise zu erstatten. Auch weitere Kosten wie z. B. die Verpflegungskosten und die Übernachtungskosten von geschäftlichen Reisen müssen nicht zwingend durch den Arbeitnehmer erstattet werden.

Allerdings lassen die meisten Arbeitgeber die Anfertigung von Reisekostenabrechnungen ihrer Arbeitnehmer zu. Hierin können dann die Fahrtkosten über die Kilometerpauschale und weitere Reisekosten für Dienstreisen im Kalenderjahr 2024 erfasst werden.

Der Arbeitgeber kann die Reisekosten seiner Mitarbeiter (und damit auch die Kilometerpauschale 2024) als Betriebsausgaben ansetzen und hat so keinerlei finanzielle Nachteile, wenn er seinen Mitarbeitern die Kosten unterjährig erstattet.

Die Erstattung der Kilometerpauschale 2024 ist für den Arbeitnehmer (häufig) der beste Weg um seine Fahrtkosten mit dem eigenen PKW auf Dienstreisen erstatten zu lassen. Denn so kann er bereits unterjährig, schon wenige Tage oder Wochen nach Ende der Geschäftsreise sein Geld zurückerhalten und hat keine hohen, ausstehenden Auslagen.

Was passiert wenn der Arbeitgeber nicht erstatten will?

Manche Arbeitgeber weigern sich leider Reisekosten für betriebliche Dienst- oder Geschäftsreisen direkt an die Mitarbeiter auszuzahlen. Ihnen ist der bürokratische Aufwand zum Prüfen von Reisekostenabrechnungen zu hoch oder ihnen fehlt schlicht das Wissen um diesen Prozess im Unternehmen zu verankern.

Arbeitgeber sind zur Erstattung auch nicht verpflichtet. Auch wenn Ihnen (außer etwas zusätzlichem Aufwand) keine größeren Nachteile entstehen, müssen Sie die Kilometerpauschale 2024 nicht erstatten.

Sollte Ihr Arbeitgeber sich ebenfalls weigern die Kilometerpauschale auszuzahlen, so bleibt leider nur der Weg über die jährliche Steuererklärung.

Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend machen

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Reisekosten nicht erstattet, können Sie die Kilometerpauschale für Dienstreisen im Jahr 2024 auch in der Steuererklärung geltend machen. Die Steuererklärung wird immer rückwirkend für das zurückliegende Kalenderjahr angefertigt. Übrigens: Alles zum Steuer haben wir auch in einem eigenen Beitrag für Sie zusammengefasst: Kilometerpauschale in der Steuererklärung.

Um Dienstreisen und die damit verbundenen Fahrtkosten abzurechnen müssen Sie also ab dem 01.01.2025 eine Steuererklärung für das Steuerjahr 2024 anfertigen und hierin ihre betrieblich veranlassten Reisetätigkeiten erfassen. Fahrtkosten können Sie dabei pauschal über die Kilometerpauschale 2024 abrechnen.

Reisekosten in Anlage N eintragen

Ihre Reisekosten und die Kilometerpauschale geben Sie in der Steuererklärung im Rahmen der Werbungskosten im Bereich der Anlage N („Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit“) an.

Beispiel zum Eingabe der Kilometerpauschale in der Steuererklärung in Anlage N. Hier für das Steuerjahr 2023 in Zeile 69 für eine Fahrtstrecke von 940 Kilometern. Ggf. sind die Fahrtstrecken über gesonderte Belege nachzuweisen. Außerdem gibt es meist weitere Reisekosten zum Ansetzen.
Beispiel zum Eingabe der Kilometerpauschale in der Steuererklärung in Anlage N. Hier für das Steuerjahr 2023 in Zeile 69 für eine Fahrtstrecke von 940 Kilometern. Ggf. sind die Fahrtstrecken über gesonderte Belege nachzuweisen. Außerdem gibt es meist weitere Reisekosten zum Ansetzen.

Hier ein Blick auf die aktuelle Anlage N (Steuerjahr 2023) und den Bereich in dem die Reisekosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten hinterlegt werden können. Die Kilometerpauschale wird für das zurückliegende Jahr in Zeile 69 („Fahrtkosten“).

Wie Sie sehen wurden alle Fahrtkosten für alle Dienstreisen des Jahres summiert eingetragen. Ggf. fordert das Finanzamt einen Nachweis über Ihre betrieblichen Reisen und die damit verbundenen, zurückgelegten Kilometer. Darauf sollten Sie vorbereitet sein und ggf. einen Nachweis anfertigen, bzw. den Arbeitgeber bitten Ihnen die Reisen zu bestätigen.

Achtung: Werbungskostenpauschbetrag in der Steuererklärung

Wichtig ist zu wissen, dass es jährlich einen sogenannten Werbungskostenpauschbetrag gibt. Dieser Pauschbetrag findet dann Anwendung, wenn die tatsächlich abgerechneten Kosten geringer sind als der Pauschbetrag. Für das Jahr 2023 liegt dieser beispielsweise 1.230 Euro. Erst wenn Sie mit all ihren Werbungskosten die Betragsgrenze von 1.230 Euro überschreiten, machen diese tatsächlichen Kosten sich in einer höheren Rückerstattung bemerkbar. Zu den Werbungskosten zählen aber nicht nur Reisekosten (wie die Kilometerpauschale, der Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten), sondern auch weitere Kosten wie z. B. die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, Fortbildungskosten oder die Kosten für angeschaffte Literatur und Arbeitsmittel.

Berechnung und Beispiel für die Kilometerpauschale 2024

Wie lässt sich also die Erstattung von Fahrtkosten über die Kilometerpauschale berechnen? Ganz einfach: Sie multiplizieren einfach die (auf einer Dienst- oder Geschäftsreise) gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalbetrag. Haben Sie das private Motorrad oder das Moped benutzt, multiplizieren Sie die zurückgelegten Kilometer mit 0,20 Euro. Haben Sie einen privaten PKW für die Fahrten genutzt, so multiplizieren Sie die zurückgelegten Kilometer der Wegstrecke mit 0,30 Euro.

Es gilt die Formel:

Zurückgelegte Wegstrecke (km) x Satz der Kilometerpauschale = Erstattungsbetrag


Ein Beispiel für Berechnungen mit der Kilometerpauschale 2024

Ein Beispiel verdeutlich am besten, wie man den Erstattungsbetrag mit Hilfe der Pauschale für gefahrene Kilometer berechnet.

Klaus K. aus Erfurt wurde vom Arbeitgeber im Jahr 2024 auf eine Fortbildung nach Kassel geschickt. Die Wegstrecke von seinem Heimatort bis zum Fortbildungszentrum in Kassel betrug (einfache Strecke) 161 Kilometer. Klaus K. ist morgens gleich nach dem Aufstehen losgefahren und war Abends wieder zuhause. Vorort hat er 8 Euro für ein Parkticket bezahlt um seinen PKW den Tag über auf einem bezahlten Parkplatz abzustellen. In Summe hat er also 322 Kilometer mit seinem privaten PKW zurückgelegt. Die Berechnung mit der Kilometerpauschale 2024 sieht wie folgt aus:

322 Km * 0,30 € / Km = 96,60 Euro.

Im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung kann Klaus K. nun 96,60 Euro für die Fahrt zur Fortbildung im Rahmen beim Arbeitgeber einreichen. Seine Reisekostenerklärung ergänzt Klaus K. um die „kleine Pauschale“ für Verpflegung (Verpflegungsmehraufwand) in Höhe von 16 Euro und um die Kosten seines Parktickets in Höhe von 8 Euro. Sein Chef erstattet ihm daher folgenden Betrag per Überweisung auf das bekannte Bankkonto zurück:

96,60 Euro + 16 Euro + 8 Euro = 120,60 Euro.

In einem separaten Artikel habe ich weitere Beispiele für Berechnungen mit der Kilometerpauschale für Sie zusammengefasst.

Können Selbständige oder Freiberufler die Kilometerpauschale 2024 nutzen?

Ja! Auch Selbständige, Gewerbetreibende oder Freiberufler können ihre Fahrten für Dienst- oder Geschäftsreisen pauschal über die Sätze der Kilometerpauschale 2024 anrechnen, wenn Sie zu Geschäfts-, Kundenterminen oder zu Fortbildungen fahren.

Es gelten dabei die gleichen Spielregeln wie für Arbeitnehmer. Auch bei Selbständigen bzw. bei Freiberuflern muss die Reise mit dem eigenen, privaten motorisierten Kraftfahrzeug durchgeführt werden. Zulässig ist also die Anwendung der Kilometerpauschale bei Fahrten mit dem privaten PKW, Motorrad oder Moped.

Nicht genutzt werden kann die Pauschale hingegen bei der Nutzung von Flugzeugen, Zügen oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Hier müssen Selbständige die tatsächlichen Kosten durch Tickets oder Fahrscheine belegen.

Geschäftsreisende die als Selbständige, Gewerbetreibende oder Freiberufler unterwegs sind und die Kilometerpauschale 2024 nutzen wollen, sollten zudem zwingend ein Fahrtenbuch führen um die Reisetätigkeit im Zweifel nachweisen zu können.

Tatsächliche Kosten prüfen

In manchen Fällen kann es für Unternehmer oder Freiberufler sinnvoll sein, die tatsächlichen Kosten für ein KFZ zu erfassen. Hierbei muss stets der Einzelfall mit einem spitzen Bleistift durchgerechnet werden: Überwiegen die tatsächlichen Kosten? Und ist der Unterschied so groß, dass es Sinn macht die konkreten Kosten zu dokumentieren und sie über die Betriebsausgaben anzusetzen?

Werden die tatsächlichen Kosten berechnet, müssen alle anfallenden Quittungen aufgehoben werden. Dazu gehören nicht nur die Quittungen für Zahlungen an der Tankstelle. Auch die Reparaturkosten, sowie Kosten für die Wartung- und Instandhaltung des Fahrzeugs müssen berücksichtigt werden. Ein Wertverlust wird in Form von jährlichen Abschreibungen berücksichtigt.

Dies ist natürlich eine Menge Arbeit, daher sollte stets überlegt werden ob ein individueller Nachweis der tatsächlichen Kosten sinnvoll ist oder ob es nicht einfacher ist die Kilometerpauschale zu nutzen.

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