Kosten für berufliche Fahrten erstatten lassen
Geschäftstermine außerhalb der Arbeitsstätte und Dienstreisen gehören für viele Menschen zum Arbeitsalltag. Egal, ob ein Kundentermin, ein Messebesuch, die Teilnahme an einer Tagung oder ein persönlicher Termin bei Lieferanten und Geschäftspartnern bevorsteht – Kosten für berufliche Fahrten müssen Angestellte nicht aus der eigenen Tasche bezahlen. Unternehmen können Fahrtkosten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steuerlich absetzen, wenn der Termin zum Berufsalltag gehört. Im Beitrag erfahren Sie mehr zu den Möglichkeiten, die die Pauschale bietet. Rechnerische Beispiele zur Kilometerpauschale bieten einen hilfreichen Einblick in die Praxis.
Tatsächliche Kostenerstattung vs. Kilometerpauschale
Wenn die Fahrt zum Auswärtstermin mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt, ist die Erstattung der tatsächlichen Kosten die unkomplizierteste Methode. Anders ist das bei Fahrten mit dem privaten Pkw. Wird das eigene Fahrzeug häufig für berufliche Termine genutzt, rechnen Unternehmen die Fahrten auf Basis einer Kilometerpauschale ab.
Als Orientierung dient die gesetzliche Kilometerpauschale, die im Bundesreisekostengesetz § 5 (2) geregelt ist. Diese liegt ab 2024 für Pkw bei 30 Cent je gefahrenen Kilometer und für Zweiräder bei 20 Cent je Kilometer. Nicht nur die Benzinkosten, auch Verschleiß, Versicherungs-, Reparatur- und Pflegekosten werden im Pauschalbetrag berücksichtigt.
Alternative für den Arbeitgeber: Erstattung individueller Kilometerpauschale oder tatsächlicher Kosten
Unternehmen, die sich an dieser Pauschale orientieren, können ausgezahlte Kilometerpauschalen als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Es besteht auch die Möglichkeit, eine individuelle Pauschale zu ermitteln. So können die tatsächlichen Kosten erstattet werden.
Der Arbeitsaufwand ist wesentlich höher, da das Finanzamt einen umfangreichen Nachweis verlangt. Neben den aktuellen Kraftstoffkosten für die Fahrt berücksichtigt eine individuelle Pauschale den tatsächlichen Fahrzeugwert. Für die Pkw-Nutzung muss eine Nutzungsdauer zugrunde gelegt werden, um den Wertverlust des Fahrzeugs zu berücksichtigen. Dieser beträgt bei sechsjähriger Nutzungsdauer 16,66 Prozent jährlich.
Steuerlich absetzbar sind nur die anteiligen Kosten der Dienstfahrten, da Verschleiß auch durch private Fahrten entsteht. Da das Finanzamt einen umfangreichen Kostennachweis verlangt, ist diese Methode mit einem hohen Arbeitsaufwand in der unternehmensinternen Buchhaltung verbunden.
Deshalb setzen viele Arbeitgeber auf die reguläre Kilometerpauschale. Bei Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sind Dienstfahrten fest im Arbeitsalltag verankert. In dem Fall lohnt sich eine individuelle Kilometerpauschale. Eine Alternative ist die Bereitstellung von Dienstfahrzeugen. Egal, ob die Kilometerabrechnung individuell oder mit einer Pauschale erfolgt – Angestellte müssen ein Fahrtenbuch führen.
Werden besondere Kosten berücksichtigt?
Die Kilometerpauschale wird Angestellten als Entschädigung für beruflich zurückgelegte Fahrten mit dem Privatfahrzeug gezahlt und enthält Kosten für Versicherung, Verschleiß und einmalige Kosten wie Parkgebühren. Kulante Unternehmen können Parkkosten zusätzlich erstatten. Das Finanzamt berücksichtigt diese Kosten jedoch nicht in der Steuererklärung.
Ein Sonderfall ist der Umgang mit unvorhersehbaren Kosten, etwa durch einen Unfall während der Dienstfahrt. Ist der eigene Personenkraftwagen betroffen, kann die Beseitigung von Unfallschäden ebenfalls steuerlich erstattet werden.
Interne Regelungen beachten
Unternehmen sind nicht verpflichtet, Kosten für betriebliche Fahrten zu erstatten.
Die meisten Arbeitgeber bieten jedoch die Erstattung über die Kilometerpauschale an – egal, ob es einen einzelnen Auswärtstermin oder eine mehrtägige Geschäftsreise betrifft.
Regelungen zur Abrechnung werden in internen Reiserichtlinien festgelegt. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten für geschäftliche Fahrten nicht, können Angestellte die Kosten in der jährlichen Steuererklärung als Kilometerpauschale angeben.
Kilometerpauschale Beispiele aus der Praxis
Durchschnittlich bewegt sich der vom Arbeitgeber festgelegte Betrag für die Kilometerpauschale zwischen 30 und 50 Cent je gefahrenen Kilometer. Viele Unternehmen zahlen höhere Beträge, um über diesen Benefit Wertschätzung für die Arbeit der Angestellten auszudrücken.
Finden regelmäßig berufliche Fahrten statt, werden die gefahrenen Kilometer in einem Fahrtenbuch festgehalten – entweder physisch oder in einem digitalen Fahrtenbuch via App. Für den festgelegten Zeitraum werden die gefahrenen Kilometer mit der Pauschale multipliziert. In der Praxis hat sich eine monatliche Abrechnung bewährt. Nachfolgend einige rechnerische Beispiele für die Kilometerpauschale im Überblick:
Beispiel 1 zur Kilometerpauschale:
Andre arbeitet als Sales Manager für ein Unternehmen, das Fenster und Fensterprofile herstellt. Regelmäßige Kundenbesuche am Point of Sale und Geschäftstermine bei Bau- und Architekturunternehmen sind Bestandteil seines Arbeitsalltags. Monatlich kommt Andre auf etwa 1.000 gefahrene Kilometer. Der Rückerstattungsbetrag liegt bei 300 Euro monatlich und berechnet sich mit der gesetzlichen Kilometerpauschale folgendermaßen: 1.000 km x 0,30 Euro/km.
Rechenbeispiel zur Kilometerpauschale 2
Lisa arbeitet bei einem Frankfurter Verlag und ist verantwortlich für Marketing und Messemanagement. Sie betreut den Messestand im Rahmen der Leipziger und Frankfurter Buchmesse. Die Reise nach Leipzig wird als Geschäftsreise abgerechnet. Der Arbeitgeber bietet mit 50 Cent pro Kilometer eine bessere Pauschale an, als es das Bundesreisekostengesetz vorsieht. Eine Strecke liegt bei 397 km. Außerdem bucht Sie Parktickets in höhe von 24 Euro / Tag für 3 Tage. So berechnen sich die Fahrtkosten: 794 km x 0,50 Euro/km = 397 Euro , der Arbeitgeber erstattet zudem 3 x 24 Euro = 72 Euro für die Parktickets. Die Gesamtrückerstattung für die Fahrtkosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet beträgt somit 397 Euro + 72 Euro = 469 Euro. Die Fahrtstrecke weißt sie entsprechend der Anforderungen nach.
Kilometerpauschale, Beispiel 3:
Lisa arbeitet freiberuflich als Grafikdesignerin im Homeoffice. Fahrten zu Kundenterminen kann sie steuerlich absetzen. Im Monat legt sie durchschnittlich 300 Kilometer – oft außerhalb der Stadtgrenzen zurück. Sie kann die gesetzliche Kilometerpauschale nutzen, um Fahrtkosten als Bestriebsausgaben ansetzen: 300 km x 0,30 Euro/km = also etwa 90 Euro monatlich. Die konkrete Fahrtstrecke hält Lisa bei jeder Fahrt im Rahmen eines Fahrtenbuchs mit Referenz auf einen Auftraggeber fest.
Die Beispiele zeigen: Berechnungen mit der Kilometerpauschale sind relativ einfach!
Wie diese Kilometerpauschale-Beispiele zeigen, gestaltete sich die Berechnung der Kilometerpauschale äußerst unkompliziert. Verwenden Sie die Formel:
gefahrene Kilometer x Kilometersatz = erstattungsfähige Kilometerpauschale.
Wer online recherchiert, findet hilfreiche Tools zur Berechnung auf Knopfdruck. Wichtig ist ein lückenloses Fahrtenbuch, damit die Kosten tatsächlich erstattet werden können. Fragen Sie bei Ihrem Arbeitgeber nach, wie hoch die Kilometerpauschale ausfällt.
Wichtige Erfolgsfaktoren für das betriebliche Reisekostenmanagement an
Angestellte sollten die Kilometerpauschale nicht mit der Entfernungspauschale verwechseln.
Während die Kilometerpauschale für die Hin- und Rückfahrt zu Auswärtsterminen während der Arbeitszeit gilt, ermöglicht die Pendler- oder Entfernungspauschale die steuerliche Berücksichtigung einer einzelnen Fahrtstrecke zum Arbeitsplatz je Arbeitstag. Die Entfernungspauschale erstattet der Arbeitgeber nicht, jedoch kann ein freiwilliger Fahrtkostenzuschuss gewährt werden.
Die Kilometerpauschale bezieht sich auf Fahrten die nicht an die erste Tätigkeitsstätte stattfinden, sondern im Rahmen einer geschäftlichen Dienstreise zurückgelegt werden. Für berufliche Fahrten, die mit dem eigenen Fahrzeug stattfinden, ist ggf. ein Fahrtenbuch erforderlich. Darin wird jeder gefahrene Kilometer erfasst.
Unternehmen können gezahlte Kilometerpauschalen steuerlich absetzen, wenn alle notwendigen Belege vorliegen. Bei einer vollständigen Erstattung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber dürfen Angestellte die Kosten nicht zusätzlich in der Steuererklärung angeben.
Effiziente Geschäftsprozesse im Bereich der Buchhaltung stellen sicher, dass zuverlässige Aufzeichnungen über die Spesenansprüche der Angestellten verfügbar sind. Dabei ist es wichtig, die sachliche und rechnerische Richtigkeit im Vorfeld zu prüfen, damit die Steuererstattung des Finanzamts reibungslos abläuft. Reisekostenmanagement ist zeitintensiv. Softwarelösungen wie ein Travel-Management-System und digitale Fahrtenbücher erleichtern unternehmensinterne Abrechnungsprozesse.